Wake-up call: Zet mensen centraal in plaats van tools

businessxfactor lerende organisatie, samenwerken

Dit artikel verscheen ook op 29 januari 2016 ook op Computable

Wat zijn veelvoorkomende valkuilen van organisaties die aan de slag gaan met werken nieuwe stijl?

Te vaak worden tools centraal gesteld in plaats van de medewerkers. ICT ontwikkelt een systeem en iedereen moet daar dan mee werken. Veel bedrijven zullen juist minder moeten automatiseren om hun klant te bereiken. Omdat ze de klant zo centraal hebben staan, vergeten ze vaak de eigen medewerker.

De wijze waarop tools voor het nieuwe werken worden geïntegreerd in de onderneming werkt vaak niet. Het wordt bijvoorbeeld een rommeltje als er geen duidelijke afspraken zijn. Bedrijven richten bijvoorbeeld app-groepen in of een social intranet, maar uiteindelijk wordt dat een vervanger voor communicatie die ze vroeger via email deden. Dan worden niet alle mogelijkheden van die nieuwe communicatievorm benut. Mensen moeten erbij betrokken worden en meer samenwerken.

Werken nieuwe stijl wordt ook vaak gezien als kans om op kosten te besparen. Er wordt bijvoorbeeld gesneden in ondersteunende functies. Taken worden overgeheveld naar andere medewerkers die uiteindelijk in dezelfde tijd meer moeten doen. Door ict kunnen taken versimpeld worden, maar als iemand teveel werk op zijn bord krijgt, dan blijft dat liggen. Die onrust kost vaak meer dan die ene fte die is wegbezuinigd. Daar komt bij dat de meeste organisaties geen interne communicatie en internetstrategie hebben. Er wordt niet nagedacht over de vraag hoe hun businessmodel stand houdt in het internettijdperk en hoe ze hun bedrijfsvoering daarop kunnen aanpassen.

samenwerken

U komt bij veel organisaties over de vloer, welke bedrijven weten de mogelijkheden van werken nieuwe stijl goed te benutten?

Techbedrijven, nieuwkomers, kleine bedrijven en jonge ondernemers gaan veel intuïtiever om met de mogelijkheden die er zijn. Ze zitten niet gevangen in allerlei processen en logge systemen. Multinationals zitten vaak met systemen die zo’n 7 tot 8 jaar geleden geïmplementeerd zijn. Dat gaat om enorme bedragen dus willen ze die systemen niet afschrijven. Ze zijn constant bezig om work-arounds te bedenken om toch met die systemen te kunnen blijven werken en ze aan te passen op de vraag van eindgebruikers.

Waar laten organisaties kansen liggen?

De focus ligt vaak teveel op de eigen organisatie, maar bij werken nieuwe stijl zou de blik ook meer op externen (leveranciers) en flexwerkers gericht moeten zijn.

Ook efficiëntie is vaak een probleem. Buiten werktijd weten we heel goed hoe we nieuwe tools moeten inzetten, maar zakelijke systemen zijn vaak heel inefficiënt, systemen voor conference calls waarbij twintig mensen een kwartier wachten voordat een meeting op gang komt. Het lukt bedrijven zelden om middelen in te zetten die het gemak hebben van systemen als Snapchat, Skype of Facebook.

Ik zie ook dat nog weinig organisaties op output managen. Medewerkers die vaak op een andere locatie zijn en mobiel werken, kunnen prima worden beoordeeld op hun geleverde werk. Maar binnen veel bedrijven wordt dat nog niet gedaan. Organisaties kunnen ook met veel minder managers werken dan ze nu vaak doen. Ik zie nog te weinig organisaties die medewerkers zelf verantwoordelijkheid geven. Maar er zijn voorbeelden van multinationals die goed functioneren zonder middenmanagement.

Hoe ontwikkelt het nieuwe werken zich de komende 5 jaar?

Ik denk dat veel bedrijven vanuit een helikopterview moeten kijken waar de uitdaging echt ligt. Vaak zitten die uitdagingen in de bedrijfscultuur. Bijvoorbeeld een vergadercultuur. Ze werken van de ene naar de volgende meeting toe. Ik zie ook teveel power points, mensen verschuilen zich achter vaak onzinnige presentaties vol onzinnige marketingkreten waar ze weken aan hebben gewerkt. Kijk eerst eens goed naar je eigen bedrijf. Vervolgens kun je kijken hoe je de dienstverlening naar klanten kan verbeteren. Nu wordt de klant te vaak centraal gesteld terwijl medewerkers vergeten worden, draken van systemen hebben om mee te werken en daardoor soms geen idee meer hebben waar ze nou eigenlijk mee bezig zijn. Mijn advies: investeer in blije en vitale medewerkers die focus hebben in hun werk en houden van hun werk, dat is ook investeren in je klant.

Bedrijven die geen internetstrategie en interne communicatie hebben, zullen omvallen. Grote verzekeraars, banken maar ook mkb-bedrijven die niet goed georganiseerd zijn, gaan failliet. Ze moeten kunnen inspelen op de veranderende maatschappij, andere werkprocessen, robotisering en flexwerken. Het nieuwe werken gaat veel verder dan het tech-feestje dat het nu vaak is.


Over Erik Jan Koedijk:

Erik Jan is samen met Henkjan BXF-Trainer, digitaal strateeg en co-founder van de Business X-Factor.. Hij is energiek en gedreven en houdt zich sinds 1992 met internet en communicatie bezig. Sinds 2007 is hij zelfstandig ondernemer en met name als directieadviseur actief. Ook geeft hij workshops en lezingen en is een graag geziene gast bij (internationale) congressen en evenementen. Hij onderscheidt zich door zijn kennis in sales, marketing, internationale ervaring en (internet) technologie. De afgelopen jaren heeft hij zich ingezet voor ruim vijftig organisaties waaronder Speedo, Rabobank, Van Haren, Omroep Zeeland, Gemeente Heerlen, de Baak, Carlsberg, VVV Zeeland, Van der Valk en KPN. Meer info over Erik Jan vind je ook hier.

 

 


Neem gerust contact met ons op wanneer je wilt weten wat de Business X-Factor kan betekenen voor jouw organisatie: